REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ACTIVOS CONCURSALES, S.L.
FEBRERO 2018
1. DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Se ha mantenido, adaptado y gestionado el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información en Activos Concursales, S.L.
2. POLÍTICA DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Se revisa y considera adecuada a la norma de referencia y a la situación actual de la empresa por lo que no se modifica. Tal decisión se basa en que: La norma de referencia no ha sido modificada, las directrices de la empresa tampoco, el marco de estratégias, el objetivo general y los compromisos se mantienen y consideran adecuados a nuestra realidad.
Se encuentra en un lugar visible y de fácil acceso, tanto para personal, profesionales como para los visitantes de la Activos Concursales, S.L.
Decidimos que se incluya en nuestra WEB para darle una mayor difusión.
Resto de políticas establecidas
Se han revisado y no se considera ni prevee ningún cambio.
Una vez realizado el lanzamiento piloto para la NLN se volverán a revisar y si fuera necesario se establecerán nuevas.
3. CAMBIOS EN CUESTIONES EXTERNAS E INTERNAS. PARTES INTERESADAS.
Se modifica PR-02 V03 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN. ALCANCE Y REQUISITOS DEL SGSI para adaptación a la situación actual y cambios por RGPD y por la entrada de vienes por particulares
4. OBJETIVOS DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Análisis de los objetivos 2017
| OBJETIVO | PLAZO | RESPONSABLE |
SEGUIMIENTO |
| Tener un número de incidencias de seguridad menor a 3 | Anual | Técnico de Seguridad | Se ha modificado el sistema de antivirus (se ha tratado como consecuencia de una incidencia)
Se han realizado charlas (ver plan) que consideramos suficientes debido a la buena marcha. Actualmente no se han realizados mejoras concretas en temas de seguridad de la plataforma ya que los técnicos están centrados en temas de programación y diseño. |
| MEJORA ESTUDIO DE SATISFACCIÓN – AUMENTO NIVEL RESPUESTA (KPI) 2-3% | Anual | Resp. de Marketing | La herramienta está operativa y ya se han extraído los primeros informes aunque vamos a cerrar el año con los registros anteriores.
El % de respuesta ha subido EN UN 2.1% sobre la media de los trim. anteriores aunque no lo suficiente para alcanzar el objetivo del 10% Definitivamente las acciones de maquetación y diseño y modificación del mensaje se replantearán como objetivo para 2018. Ver apartado de satisfacción del cliente. |
| NLN. COMPRA-VENTA DE VEHÍCULOS SE 2ª MANO Y DE OCASIÓN | DIC 2017/SEP2018 | Gerencia
Resp.NLN |
Se ha contratado personal especializado para el desarrollo de la nueva líneas de negocio.
Se modifica y actualiza planificación, se replantean los cabios de planificación en nuevo objetivo
|
| REVISIÓN GENERAL DE PROCEDIMIENTOS REDACTADOS Y DOCUMENTACIÓN SECUNDARIA- REVISIÓN DE LOS PROTOCOLOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA | FEB18 | Resp. de Seguridad | Todos los protocolos actualizados y revisada y modificada la documentación del sistema de gestión, se han eliminado duplicidades. No hay ninguno protocolo nuevo aunque si se ha incluido “Cómo dar de alta a un acreedor con privilegio especial en la plataforma” en el protocolo de administración “11. Protocolos de actuación en la plataforma abril 2017”
Hasta lanzamiento piloto/revisión de la nueva línea de negocio no se establecerán nuevos protocolos. La documentación se encuentra revisada y actualizada. Se aplaza a 2018 por el retraso de NLN |
Los objetivos establecidos para el año 2018 son:
| OBJETIVO | FORMA DE MEDIR OBJETIVO | PLAZO PARA MEDIR OBJETIVO |
RESPONSABLE OBJETIVO |
| 1/18.- Tener un número de incidencias de seguridad menor a 3 | Revisión en el registro de incidencias de seguridad | Anual | Técnico de Seguridad |
| 3/18.- MEJORA ENCUESTA SATISFACCIÓN-AUMENTO NIVEL RESPUESTA 3% | Encuestas Recibidas vs Enviadas. | MAR18-FEB19 | Resp. de Marketing |
| 4/18.- Desarrollo de nuevas líneas de negocio. | Cumplimiento plazos.
Subastas ejecutadas |
ENE/FEB-19 | GERENCIA |
| 5/18.- REVISIÓN DOCUMENTAL-MEJORA Y ADAPTACIÓN DE PROTOCOLOS (NLN) | Documentos modificados-Nuevos
Nº de protocolos nuevos o modificados. |
NOV 18-JUN 2019 | Resp. de Seguridad Resp. NLN |
5. INDICADORES DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Para el 2018 se mantienen los establecidos en el año 2017
Resultados del 2017:
| NÚM. | Denominación | Responsable | Proceso u Objetivo Asociado | Valor óptimo | Valor real |
| 1 | Nº incidencias | Tec. Seguridad | Obj.1 | =<3 | 3 |
| 2 | % perdida de datos (en incidentes) | Tec. Seguridad | Obj.1 / Gestión de S.I y Sofware propio. | 0% | 0 |
| 3 | Promedio de tiempo para resolución de incidentes | Tec. Seguridad | Obj.1 / Gestión de S.I y Sofware propio. | 48 horas | 84 |
| 4 | Coste promedio incidentes. | Tec./Resp. Seguridad | Obj.1 / Gestión de S.I y Sofware propio. | ≤171 | 127 |
| 5 | % encuestas recibidas | Resp. Mark. | Obj.3 | 10% | 4.7 |
| 6 | Indice de satisfacción general | Resp. Mark. | Satisfacción del Cliente | >82% | 85 |
| 7 | % protocolos revisados | Resp. Seg. | Obj.5/Obj.4 | 100% | 100 |
| 8 | % protocolos nuevos | Resp. Seg. | Obj.5/Obj.4 | — | 0 |
| 9 | % procedimientos revisados | Resp. Seg. | Obj.5 | 100% | 100 |
Solamente hay un indicador fuera de rango, el del tiempo promedio de resolución de incidentes. Se produje por las consecuencias por entrada de virus, dado que el coste promedio es bajo y que nos se produjeron mayores consecuencias no procederemos a intervenir sobre este (ver incidencia).
Ver seguimiento de objetivos.
6. RESULTADOS DE AUDITORÍAS
| N C |
DESCRIPCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES/DESVIACIONES |
| 17 | No se han actualizado los datos de los indicadores 5 y 6 referentes a la satisfacción del cliente en el formato destinado a tal fin. |
| 18 | AX-05-01 V.02 FICHA PERSONAL. Se ha actualizado y mejorado el formato, pero falta incluir la formación en las fichas de Carlos Iborra y Javier Gascó y falta la ficha de Nerea. |
| 19 | AX01-01V02 Listado de Documentación vigente tiene las fechas de actualización sin completar y algún error en el nombre/código de documentos. |
| 20 | No se encuentran identificados todos los equipos (ordenadores de Administración) |
| 21 | DESV1:AX-12.-01 Inventario de Activos, análisis de riesgos y plan de tratamiento. à Fecha de actualización: oct 2017. AX-12-02. Análisis de riesgos à Fecha de actualización: oct 2017. Se evidencian diferencias en la identificación de activos en los dos registros anteriores, en uno hay 43 y en el otro 48. |
| 22 | En la Declaración de aplicabilidad revisar el control del objetivo con las referencias a procedimientos, protocolos, políticas,etc… Se ha identificado algún error o bien en alguna no se ha indicado la política en concreto o el procedimiento |
Todas las NC y DESV se encuentran resueltas y cerradas salvo la DES 21, a falta de revisión para cierre ya que se han modificado los registros y la 21 ya que está prevista una vez realizada esta RpD, estonces se hará una revisión exhaustiva del Plan de aplicabilidad con el fin de que se ajuste de forma coherente y completa a la realidad de nuestra empresa, se eliminen errores y se complete la información que está incompleta.
Las mejoras propuestas se tratan en el apartado destinado a tal fin.
7. RETROALIMENTACIÓN DE PARTES INTERESADAS
La única información de que disponemos es de los usuarios por medio de la encuesta de satisfacción.
- RESULTADOS DE ESTUDIOS DE SATISFACCIÓN DEL USUARIO
Resumen del “Estudio de satisfacción 2017 DIC”:
En este ejercicio el número de cuestionarios recibidos han disminuido considerablemente respecto a los enviados, hemos pasado del 9,28% (2016) al 4,62%.
Se considera que esta disminución es debida al mayor volumen de actividad y a que la diversidad de los adjudicatarios de los lotes ha sido menor, es decir, menos usuarios han recibido más invitaciones de encuesta de satisfacción.
Las bajas tasa de respuesta indicadas anteriormente se deben, en parte, a que en su cálculo no se ha tenido en cuenta que hay usuarios únicos que reciben varias encuestas de satisfacción, ya que se les adjudican varios activos en un solo año.
Por tanto, a efectos reales, el porcentaje de respuesta es más elevado que los indicados.
– Índice de satisfacción medio es del 84,4% sobre 100%.
– Comparando con datos con el año 2016 podemos observar la mejora en todos los aspectos menos en la información necesaria para todas las gestiones, aunque la bajada es insignificante, menor a 2 puntos.
Se puede observar que salvo 4 usuarios el resto se encuentran por encima del 60%, los 4 expresan su causa de malestar resumida en tres aspectos:
– Solicitan información más detallada y completa
– La demora para levantar las cargas del bien se prolongan mucho en el tiempo
Para mejorar la satisfacción de nuestros usuarios se realizan actuaciones de manera constante y cotidiana desde el departamento técnico buscando siempre una mejor manejabilidad de la plataforma y adelantándose a los posibles errores y fallos que potencialmente pudieran surgir.
- COMENTARIOS DE CLIENTES
No se han recibido quejas de cliente pero si se pueden analizar y valorar para futuras mejoras las comentadas en las encuestas de satisfacción (rojo):
| Hemos participado en muchas subastas con vosotros y se nos han adjudicado varios bienes. la mayor queja que tenemos es el tiempo, el plazo existente entre el final de la subasta y la firma en notaría, en algunos casos, más de un año, de hecho aún tenemos activos pendientes. Es demasiado tiempo, incluso suficiente para que cambie el valor real del activo. Esto dificulta mucho la gestión de tesorería y la agilidad en las operaciones que se tienen en otras plataformas y en el portal BOE. En este sentido, nuestra experiencia es bastante negativa. Pienso que como no se mejore este asunto, el número de operaciones a subastar puede bajar. Otro punto a comentar son los incluseros que ofertan activos sin conocimiento y sin intención real de comprarlos, se les debería penalizar de alguna manera, ya que distorsionan la realidad de las operaciones de liquidación concursal. Enrique Valverde ( Sibarys Capital ) |
| El personal es exelente y muy profesional, estoy totalmente convencido que triunfaran en este sector. |
| Estoy muy agradecido con todo el equipo de activos , sois inmejorables |
| Perfecto |
| Agradecer al equipo humano, muchas gracias seguid así… Un saludo |
| En general es muy satisfactoria, tanto el servicio que ofreceis como la atención. Estoy agradecido, y aunque llevo varios años en este sector, me ha gustado el trabajar con vosotros, de ahí que desee seguir haciendolo |
| Fue dificil obtener mas datos sobre el inmueble como gastos de comunidad que se debian... ya los consegui el dia anterior a la firma y me costo saber que cheques bancarios tenia q llevar ese dia… me hubiera gustado saber con mas tiempo estos datos y tambien desde q se subasto hasta que lo remataron a mi favor y despues la firma paso mucho tiempo mas de 4 meses. |
| Sois la mejor plataforma que hay en el sector, y lo que siento, es no haberos conocido antes, un saludo a todo el equipo ,, sois los mejores |
| Agradezco la profesionalidad de eactivos. |
| Cuando especifica impuesto. Podriais especificar que impuesto. Por que no es lo mismo trasmisiones que un 21% de iva que me ha tocado pagar |
| Muy mal, se me adjudicó un camión en diciembre del 2016 y a dia de hoy , junio del 2017 , el camión todavia no esta a mi nombre , por papeleo de la subasta y del juzgado. culpa de esto, he perdido dos ventas del mismo por no tener la documentación. |
| Las cantidades que aparecian en el inventario del lote no corresponde con el real, pero imagino que no tiene culpa eactivos. Por lo demás todo bien. |
| Falta información sobre los productos subastados |
| Información más completa y detallada |
| Un gran equipo serio responsable y con personal muy cualificado |
| Todo muy bien, muy contentos con la gestión. Saludos. |
| gracias funcionais muy bien. |
| gracias funcionais muy bien. |
| ES MUY ESCUETO EL PLAZO DE PRORROGA DE PUJAS |
| Tengo pendiente el tema llaves que dokero. |
| La plataforma y el servicio de información funcionan muy bien. |
| Me gustaría que se me informase de las subastas próximas |
| Se tarda mucho el levantar las cargas y mientras Insatisfecho puedo negociar el coche |
En general el problema principal es el desconocimiento de los costes y la información o documentación, somos meticulosos y buscamos el proporcione toda la información que podamos captar pero es algo que en muchas ocasiones es imposible debido al tipo de proceso judicial. Lo mismo sucede con los plazos, no es algo que está en nuestra mano.
Priorizamos que la gran mayoría de comentarios son en positivo.
Valoraremos más adelante la posibilidad de poder informar a nuestros usuarios de posibles subastas. Actualmente centrados en el desarrollo de NLN no lo consideraremos a corto plazo.
8. LAS NECESIDADES DE RECURSOS
Se ha realizado un plan de formación interna que queda reflejado en el formato para tal fin y se ha realizado formación en base al SGSI, la LOPD y el RGPD a todo el personal, nuevo y ya perteneciente a la empresa.
Para el buen funcionamiento del desarrollo ypuesta en marcha de la NLN se requerira la contratación de nuevo personal, tres personas, y el equipamiento necesario (ordenadores, moviliario…).
También se prevee el alquiler de un local como exposición de vehículos (último cuatrimestre del año)
9. INFORMES DE NO CONFORMIDAD y ACCIONES CORRECTIVAS
Todos los informes de NC provienen de auditoría (ver apartado correspondiente).
10. CAMBIOS QUE AFECTAN AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Cuestiones internas y externas.
Se han revisado y actualizado los procedimientos y documentación de forma que reflejan de una manera mas clara la realidad de nuestra gestión, se ha simplificado su redacción y contenido y eliminado duplicidades y se han adaptado a la nueva imagen de la empresa “EACTIVOS”.
Se ha modificado (actualizado) el documento AX03-01 “Designación de los Responsables de Seguridad de la Información”
Hay que revisar y actualizar la documentación y gestión que hace referencia a la protección de datos para incluir los requisitos del RGPD
11. GESTIÓN DE ACTIVOS DE LA INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN DE RIESGOS.
Los Activos se identifican y clasifican. Se han revisado y actualizado.
Respecto a la valoración de los impactos de los activos de las propiedades de los activos no hay cambios.
En el procedimiento 6. Método de Análisis, Evaluación y tratamiento de riesgos, se especifica para la evaluación de los riesgos la valoración del impacto, las amenazas y las vulnerabilidades de cada activo de la información.
Esta información se encuentra revisada a fecha de enero de 2018, no se han incluido controles nuevos.
12. DECLARACIÓN DE APLICABILIDAD.
Se revisa ponto por punto con el fin de detectar posibles errores o falta de información. Ver Nº 22/2018 detectada en auditoría. Se asigna como responsable a Juan Díaz. Fin plazo: 15/04/2018.
13. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
A través de los 22 procedimientos recogidos en la norma, 10 recogidos dentro del apartado de Operación se logra desarrollar la actividad de nuestra empresa, son los empleados en su actividad cotidiana quienes realizan las acciones necesarias para el cumplimiento de la seguridad, en dirección del cumplimiento de los objetivos y realizando los procesos acordes a las buenas prácticas determinadas.
Se han revisado, mejorado en forma y contenido y se han eliminación duplicidades durante el ejercicio 2017.
14. RESULTADOS DE LA REVISIÓN. OPORTUNIDADES DE MEJORA Y CAMBIO ANÁLISIS DE LAS MEJORAS PLANTEADAS EN REVISIÓN ANTERIOR (2017)
Se consideran abordades y llevadas a cabo todas las mejoras planteadas en RpD del 2017:
- Detallar las Actas de las reuniones del Comité de Seguridad.
- Subir la política a la PLATAFORMA
- Mejorar el planteamiento de objetivos y la forma de calcularlos. Mejorar las plantillas para la toma de datos y seguimiento.
- Mejorar el planteamiento y forma de cálculo de los indicadores de proceso
- Mejorar los registros de formación para dejar constancia de la información de forma más completa.
- Revisar procedimiento 15 y AX1501 registro de acceso a la información por departamento (tipo de acceso)
Se ha planteado las siguientes propuestas de mejora para el año 2.018:
- Estudio satisfacción del cliente: necesidad de implementar medidas para que la tasa de respuesta sea real (usuarios únicos que reciben varias encuestas de satisfacción, ya que se les adjudican varios activos en un solo año).
Modificación de la imagen del cuestionario con el objetivo de aumentar la interacción del usuario y el número de formularios completados, al tiempo que solicita al departamento técnico la creación de una herramienta de medición de los resultados automática. Cambio de la invitación de realización de la encuesta. (se planifica objetivo).
- Mejorar control sobre equipos e instalaciones
- Mejorar y agilizar análisis de riesgos, revisando y simplificando activos y metodología.
- Actualizacion a nueva versión de FRAMEWORK de desarrollo. Rediseño de la lógica de la plataforma.